Персонал — самый ценный капитал любой компании, его рабочее время — дорогой и невосполняемый ресурс. Эффективно управлять сотрудниками и добиваться максимального возврата инвестиций в «человеческий фактор» важно в любой период, а в нелегкий период кризиса — тем более.
Учет рабочего времени гарантирует справедливое начисление зарплаты, повышает трудовую дисциплину и ответственность работников, обеспечивает непрерывность бизнес-процессов. Без решения этой задачи вряд ли будут эффективными системы мотивации и значительно осложнится объективный отбор сотрудников, которых действительно следует удерживать в компании.
1. Автоматизация: пусть информационные технологии служат руководителю
Если на войне в бой идут не полководцы, а солдаты, то в бизнесе и управлении в целом всё наоборот: первыми ощущают дыхание кризиса именно руководители. Их ответственность и нагрузка значительно возрастают, и закономерен вопрос: как же справиться со всеми вопросами, если в сутках всего 24 часа?
Здесь на помощь приходят информационные технологии и системы. Они принимают на себя множество рутинных и крайне трудоемких операций, освобождают руководителей от необходимости лично контролировать персонал и предоставляют им исчерпывающую и полную информацию.
American Payroll Association: компании, чьи HR-менеджеры вручную составляют расписания рабочих смен и учитывают рабочее время, теряют на этом 9% от фонда оплаты труда; потери рабочего времени в расчете на одного сотрудника — 43 минуты (затраты на простановку времени прихода/ухода, подсчеты, неизбежные ошибки)
Бумажные журналы, отметки у вахтера, составление вручную графиков работы и отчетов — все это прошлый век. И в нашей стране, и за рубежом в управлении персоналом успешно используются компьютерные системы учета рабочего времени.
Так, система BioTime автоматически формирует разнообразные графики работы (фиксированные, сменные, гибкие, календарные) и учитывает рабочее время персонала в соответствии с заданными политиками (они тоже входят в комплект поставки, быстро настраиваются и легко изменяются).
Автоматически формируются и 13 отчетов: по опозданиям, ранним уходам, недоработкам, причинам отсутствия, по стандартной форме Т-13 и т.д. Данные предоставляются по компании в целом, подразделениям (структурным и территориальным), каждому сотруднику.
2. Биометрия: точность и надежность гарантируются
Продолжим «фронтовые» аналогии, ведь война с кризисом — действительно борьба за выживание. Успех любой боевой операции во многом зависит от качества вооружений, а для руководителя эту роль играет информация, которая должна быть не только всеобъемлющей, но и абсолютно достоверной.
Наиболее эффективны биометрические системы: они фиксируют приход/уход сотрудника по предъявлении уникального параметра, который нельзя забыть, потерять или «одолжить на время». В свою очередь, на биометрическом рынке преобладают решения, основанные на идентификации по отпечаткам пальцев. Сотрудник просто касается компактного USB-сканера отпечатков пальцев, а система BioTime выводит на экран монитора фото работника, его ФИО и время фиксации соответствующего события (прихода на работу или ухода с нее).
InternationalBiometricGroup: в 2009 — 2014 гг. объем мирового биометрического рынка увеличится в 2,7 раз, и более 66% этого рынка будут по-прежнему занимать системы идентификации по отпечаткам пальцев
BioTime хранит и обрабатывает не изображения отпечатков пальцев, а их цифровые модели — шаблоны; восстановить реальное изображение отпечатка из его модели нельзя. В то же время исключается и возможность того, что кто-то из сотрудников, набрав жетоны или карты коллег, отметит приход на работу или уход с нее за себя и всех остальных. Если же палец поврежден, эта не проблема: всегда можно заранее зарегистрировать на каждого сотрудника отпечаток «резервного» пальца.
3. Контроль доступа: безопасность превыше всего
В период кризиса активизируются конкуренты. Самые «отъявленные» из них не преминут использовать любую возможность, чтобы получить конфиденциальную информацию и провести «разведку боем», проникнув в офис интересующего их предприятия. Вот почему важно не только учитывать рабочее время своих сотрудников, но и обезопасить их (и себя) от визитов незваных гостей.
В BioTime учет рабочего времени интегрирован с контролем физического доступа. Биометрические терминалы поддерживают интерфейсы Ethernet, Wiegand, RS-232/485 и управляют работой замков, турникетов, шлюзов, калиток. Эти исполнительные механизмы срабатывают на «вход» или «выход», стоит лишь сотруднику коснуться сканера отпечатков пальцев (который входит в состав терминала); параллельно автоматически отмечается время прихода/ухода.
Nucleus Research: в 74% компаний, применяющих карточные системы учета рабочего времени и контроля доступа, сотрудники отмечают приходы/уходы друг за друга, меняясь картами
Попытки обмануть терминал (когда, например, опаздывающий проходит через турникет вместе с коллегой) блокируются: не зарегистрировав вход в защищаемое помещение, нельзя получить право на выход из него. Регламентируются время и права доступа: скажем, руководители, сотрудники службы безопасности, системные администраторы могут входить в склад, серверную и т.д. круглосуточно, а остальные сотрудники — скажем, только с 8-30 до 18-00.
Терминал информирует о результатах распознавания звуковыми сигналами, цветовой индикацией и выводит на дисплей ФИО сотрудника, время фиксации прихода/ухода. Сторонним посетителям на время визита выдаются бесконтактные карты, которые также предъявляются биометрическому терминалу.
А если в офис попытается пройти нежелательный посетитель (например, бывший сотрудник, уволенный за нарушения трудовой дисциплины) или будет предпринята попытка несанкционированно демонтировать биометрический терминал, он немедленно подаст сигнал тревоги.
4. Корпоративный масштаб: управленческая иерархия и территориальная структура
Особые трудности во время кризиса выпадают на долю крупных компаний. Значительная численность персонала и территориальная рассредоточенность осложняют учет и контроль, но и здесь есть решение.
BioTime эффективно действует в компаниях любых размеров — от небольших до гигантских, с количеством сотрудников в тысячи человек. Для крупных предприятий предусмотрен целый ряд опций:
- дополнительные программные серверы системы учета рабочего времени и контроля доступа, которые работают в территориально удаленных филиалах. Данные из филиалов автоматически передаются в головной офис, где консолидируются и служат формированию централизованных отчетов;
- сотрудникам удаленных филиалов не нужно ехать в головной офис, чтобы зарегистрироваться в BioTime. Сведения о них (включая данные об отпечатках пальцев) вносятся с помощью утилиты удаленной регистрации и транслируются в центр;
- отчеты автоматически создаются в соответствии со структурой компании: управления внутри департаментов, отделы внутри управлений и т.д.;
- доступ к сведениям, обрабатываемым BioTime, настраивается с учетом должностей и позиций менеджеров: скажем, начальник отдела продаж может знакомиться с информацией только по своим сотрудникам, но не по работникам отдела маркетинга (даже когда оба этих подразделения включены в одно управление);
- если компания представляет собой холдинг, в состав которого входит несколько юридических лиц, вести учет рабочего времени можно и по каждому из них, и по холдингу в целом.
В любом случае сотрудник регистрируется однократно: и в целях учета рабочего времени, и для решения задач контроля доступа. Сразу же после регистрации сведения о сотруднике поступают в пункты учета рабочего времени, память терминалов контроля доступа и программные серверы BioTime в удаленных филиалах.
5. Интеграция: действуйте системно
Конечно, сейчас руководители получают немало антикризисных советов, и многие из них нередко оказываются дельными. Только как воплотить многочисленные рекомендации в жизнь? Прежде всего — объединяя преимущества разных решений и используя те ресурсы, которыми располагает компания.
BioTime быстро встраивается в уже имеющиеся на предприятии системы и комплексы. Так, внедрение биометрии вовсе не означает, что нужно демонтировать «старую» систему контроля доступа: биометрические терминалы легко встраиваются в нее благодаря поддержке интерфейсов Wiegand и RS.
Совместимость BioTime и платформы 1С (версий 7.7, 8.0, 8.1) подтверждена сертификатом от 17 января 2008 г. Из 1С в BioTime автоматически экспортируются уже имеющиеся сведения о сотруднике (ФИО, должность, отдел, табельный номер); BioTime транслирует в 1С данные по учету рабочего времени.
Более того, эти данные могут быть экспортированы и в любой другой программный комплекс — скажем, CRM или ERP систему. А наибольшую отдачу биометрические технологии принесут, если распространить их применение и на другие сферы деятельности компании: в том числе обслуживание клиентов и защиту корпоративной информации.
NucleusResearch: внедрение биометрических систем учета рабочего времени обеспечивает ежегодную экономию 800 долларов в расчете на одного сотрудника
Биометрическая система учета рабочего времени и контроля доступа BioTime применяется более чем на 1250 предприятиях в России и за рубежом с суммарной численностью сотрудников в 140 тысяч человек. По оценкам заказчиков, благодаря BioTime затраты на управление персоналом сокращаются в 5-7 раз, а средний срок окупаемости этой системы составляет от 3 до 6 месяцев.
Как же воспользоваться всеми этими преимуществами? Очень просто: более подробно ознакомиться с возможностями системы на сайте www.biotime.ru и оставить там заявку на консультацию или покупку.
Партнерская сеть компании BioLink, которая разработала, выпускает, поставляет и обслуживает систему BioTime, насчитывает более 100 фирм во всех федеральных округах России. Так что быстрая поставка и последующее эффективное сопровождение BioTime гарантируются!
Любое воспроизведение, копирование, сохранение или передача данной публикации полностью или частично, в любой форме и с использованием любых средств: электронных, механических, фотокопировальных и др. без предварительного письменного согласия со стороны ООО "Биолинк Солюшенс" запрещено.
BioTime™, являются товарными знаками ООО "Биолинк Солюшенс". BioLink® и U-Match® являются зарегистрированными товарными знаками ООО "Биолинк Солюшенс". Любые товарные знаки, упомянутые в данном руководстве, являются либо товарными знаками, либо зарегистрированными товарными знаками соответствующих владельцев.
ООО "Биолинк Солюшенс" признает все права компаний, имеющих зарегистрированные товарные знаки.
Свидетельство об официальной регистрации в Реестре программ для ЭВМ: № 2006613571. Выдано Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам 13 октября 2006 года.
